棚卸しとは？目的や作業手順、起こりやすいミスについて紹介

企業は財務経理の管理において、また健全な企業運営のため、売上総額や純利益など取引上の成果を正確に計算する必要があります。棚卸しはそのために欠かせない作業です。

通常、商品の売上総利益は在庫も含めて計算するのが一般的です。たとえばある商品を1個500円で50個仕入れて1個700円で売ったとき、50個すべて売り切れると売上総利益は（700-500）円×50個＝10,000円となります。しかし、実際には商品が在庫として残っている場合も考えられます。

同じ条件で在庫が20個残っているときの売上総利益は、21,000円（売上総額）-（25,000円（仕入総額）-10,000円（在庫））＝6,000円です。

上記のように、在庫量によって実際の利益は大きく変動するため、自社の正確な資産状況を知るためにも棚卸しは重要な作業になります。

棚卸しのもう一つの目的は、帳簿に記載されている在庫と実際の在庫にどれくらいの差異があるのか確かめることです。調査した在庫数量が帳簿上の在庫数量と異なっていれば、修正を行わなければなりません。

在庫管理は今も多くの企業で手書きやExcelなどを利用して人の手で行われているケースが多く、入力ミスや記入漏れなどが発生することは避けられません。そのため、定期的な棚卸しで正確な在庫数量を確認し、誤りがあれば修正するという作業が必要になります。

また棚卸しを実施すると、仕入れたものの売れ行きが悪かったり未使用のままになっていたりする「滞留在庫」や人気がなく倉庫に眠ったままになっている「不良在庫」などが洗い出せるため、商品の動きの良し悪しを把握できるメリットもあります。

適切な在庫管理ができていないと販売機会を損失する可能性があります。抱えている在庫が長期の保管により劣化していた場合、「受注したにも関わらず発送できる状態の商品がない」といったトラブルが発生することも。
棚卸を行う際には在庫の品質状況も確認する必要があります。

決済期末に実地棚卸しを行う際、帳簿とすり合わせをすることとなります。
帳簿と実際の在庫数が違っている場合、その原因を追求し改善する必要があります。帳簿とすり合わせることによって、日々の在庫管理を見直すことができます。

リスト方式は、倉庫にある商品などの棚卸資産を目視で数えながら、在庫管理表などリスト上の数量と差異がないか比較する方法です。リストに記載されている数量を確認してから現物の数量を調べることで作業時間を圧縮できるメリットがあります。

ただし、あらかじめ用意したリストが誤っているとカウント漏れにつながるというデメリットもあります。現物は存在しているにも関わらずリスト上に表記がないなどのミスが起こる可能性もあるので、チェックしていない現物がないかどうかも確かめる必要があります。

タグ方式は、倉庫にある商品の名前と数量を担当者が一つずつ確認し、情報を記載した荷札を現物に貼り付けることで現物の数量を把握する方法です。

先に現物の数量を数えてからリストなどの理論値と比較するので、リストへの記載が漏れていたなどの理由で計上漏れが発生する可能性が低いのがメリットです。ただし、荷札への記入が必要であるため工数がかかるというデメリットもあります。

帳簿棚卸しを行っている場合、帳簿のデータで在庫数を管理することとなります。実地棚卸しが出来ないのであれば、日々の検品作業を丁寧に行うことでミスを防ぐ必要があります。ミスの多い入出荷や返品業務でのダブルチェックなどを心がけていく必要があります。

バーコードやQRコードを利用した在庫管理システムを利用することで人間によるミスを減らすことができます。

Excelなどで記入・管理している場合、記入間違いやデータの保存、関数のミスなど様々なミスが起こる可能性があります。それらを一元的に管理できる在庫管理システムを導入することで、ミスの減少・業務の効率化を図ることができます。