BPOとは？対象業務や導入のメリット・デメリットについて解説

昨今、業務の効率化や品質の向上といった視点から、BPOが注目を集めています。しかし、BPOの具体的な対象業務やメリット・デメリットがわからないという方も多いと思います。

そこで、この記事ではBPOについて詳しく解説します。BPOの導入を検討されている担当者の方はぜひ参考にしてください。

BPOとは

BPOとはBusiness Process Outsourcingの頭文字を取った略語で、これまで自社で行なっていた業務を一括して外部に委託する手法を指します。外部委託により、業務効率化や製品・サービスの品質向上を図るものです。

BPOとよく似た手法として、アウトソーシングという言葉もあります。多くの人にとってはBPOよりもアウトソーシングのほうが馴染みのある言葉かもしれませんが、それぞれの違いについて以下で詳しく解説します。

BPOとアウトソーシングの違い

BPOは、自社業務を一括して外部に委託するものです。一方、アウトソーシングは自社業務の一部を外部に委託する点で大きく異なります。

具体的には、アウトソーシングの対象は単純作業が多いオペレーショナルな業務であることが多い一方、BPOの場合は業務の企画、設計、遂行、見直し、改善など、より広範囲の役割を担うケースが目立ちます。

アウトソーシングは業務の切り出し、BPOは役割・機能の切り出しを行うものだと言い換えることができるでしょう。

BPOが注目されている背景・理由

BPOが注目されている背景や理由としては、近年日本で大きな問題となっている人手不足が挙げられます。社員の数が不足しているために一人あたりの業務量が増えてしまい、業務品質に影響が出るようなケースが増え始めています。中には、円滑な組織運営に支障をきたし倒産に至る場合もあります。

そうした課題の解決に向けてBPOを導入することで、社員の業務負担を軽減できます。また、専門的な知見を持った外部に委託することで一定以上の品質を担保することも可能となります。

BPOの対象業務とは

BPOの対象となる業務範囲は広く、様々なシーンでの活用が可能です。中でも業務フローがある程度定められているバックオフィスでの導入事例は多く、経理・労務・採用・総務などを対象とするケースが目立ちます。

また、繁忙期と閑散期が明確に存在する業務もBPOに向いています。繁忙期の際にBPOを導入して業務を効率化し、閑散期にはBPOを活用せず自社員のみで業務を遂行するといった柔軟なリソース配置が可能だからです。

その他、ヘルプデスクやコールセンター、受付業務などにもBPOが導入されています。

BPOサービスを導入するメリット

BPOサービスを導入するメリットには、主に以下の3点が挙げられます。

• コア業務に集中できる
• 業務の品質の向上
• コストの削減

それぞれ詳しく解説します。

コア業務に集中できる

BPOサービスを導入するメリットの1つ目は、コア業務に集中できることです。コア業務とは、経営や事業方針の策定、売上や利益の創出など、企業の核となる業務のこと。コア業務を行ううえで発生する定型化された様々な業務を委託することで、社員は定型化が困難な戦略部分に時間を使うことができ、自社の生産性を高めることにつながります。

業務の品質の向上

BPOサービスを導入するメリットの2つ目は、業務内容の向上が期待できることです。BPOサービスを取り扱う企業は、該当業務における専門的な知見や実績を持っているため、自社で行うよりもスピーディーかつ高いクオリティーでの業務遂行が期待できます。コア業務への好影響も期待できるなど、組織全体の活性化につながる可能性もあります。

コストの削減

BPOサービスを導入するメリットの3つ目は、コストの削減です。教育・育成にかかる時間的な観点と費用の観点の両面でコスト削減が期待できます。

自社で業務を行う場合は、離職などによって新しく社員を受け入れるたびに教育・育成が必要となります。また、正社員として雇用している以上、業務量がそこまで多くない閑散期であっても同額の給与を支払い続ける必要があります。

しかしBPOサービスを活用すれば、教育・育成にかかる時間的コストは発生せず、必要な時に依頼すれば良いため人件費の観点でもコスト削減につながるでしょう。

BPOサービスを導入するデメリット

一方、BPOサービスを導入する際のデメリットとしては以下の3点が挙げられます。

• 初期費用などのコストがかかる
• 社内ノウハウが蓄積されない
• 情報漏洩のリスクがある

それぞれ以下で詳しく解説します。メリットと比較しながら、導入を検討する際の参考にしてください。

初期費用などのコストがかかる

BPOサービスを導入するデメリットの1つ目は、初期費用などのコストがかかることです。

BPOを導入する際には、委託する業務について必要に応じてマニュアルを作成するなど、時間的・費用的な意味での導入コストが発生します。また、基本的には月額でのランニングコストも発生するため、自社の財務状況を圧迫する恐れがあります。短期間ではなく中・長期で見た際に時間的・費用的に効果が見込めれば、導入を前向きに検討してみましょう。

社内ノウハウが蓄積されない

BPOサービスを導入するデメリットの2つ目は、社内ノウハウが蓄積されないことです。委託先に業務を一任することになるので、業務の具体的な流れやテクニックが把握できないケースが多々あります。そのため、一度導入したBPO導入をやめた場合、該当業務を自社で行うのが困難になる恐れがあります。定期的に状況の報告を受けるなどして、業務の流れを可視化しておく必要があるでしょう。

情報漏洩のリスクがある

BPOサービスを導入するデメリットの3つ目は、情報漏洩のリスクがあることです。BPOサービスを取り扱う企業は基本的に高いセキュリティとリテラシーを備えていますが、あくまで第三者の立ち位置となるため、情報漏洩リスクは常に付きまといます。BPOサービス企業がアクセスできる情報を業務に支障がない範囲で制限するなど、情報漏洩リスクを見越した委託を検討する必要があります。

BPOサービスを導入する際のポイント

BPOサービスを導入し成果に結びつけるために意識しておきたいポイントは以下の4点です。

• 委託したい業務をしっかりと選定する
• 委託先のセキュリティ体制を確認する
• 委託先の実績は豊富か確認する
• 費用対効果が見合っているか見極める

BPOは、導入すれば必ずメリットを享受できるというものではありません。委託する際の事前準備を心掛けましょう。以下、それぞれの項目を詳しく解説します。

委託したい業務をしっかりと選定する

BPOサービスを導入する際には、委託したい業務をしっかりと選定することが大切です。あれもこれもと委託してしまうと、自社で行うほうが効率的な範囲も混ざり、結果的に効率性が落ちてしまうことが考えられます。

まず自社で目的を明確に持ち、なぜ委託するのか、委託することでどのような成果を期待するのか、自社で効率的に行える可能性はないかを事前に検討しましょう。

委託先のセキュリティ体制を確認する

委託先のセキュリティ体制を確認することはBPO導入において欠かせません。例えば、給与計算や採用を委託する場合は、重要な個人情報のやりとりが頻発します。プライバシーマークやISMS認証の取得など、情報取り扱い・セキュリティ基準を満たしているかを確認しましょう。

委託先の実績は豊富か確認する

実績が豊富な委託先を選ぶことも重要です。委託を検討している業務範囲の知見や実績があるか、ホームページなどを中心に確認しましょう。例えば、価格部分のみを重視して委託先を決定してしまうと、任せたい業務範囲とのミスマッチが発生し、期待していた効果を得られず終わってしまうことも考えられます。

費用対効果が見合っているか見極める

BPOサービス企業に支払う費用以上の効果が期待できるかどうかも分析しましょう。どれだけのコスト削減が可能か、社員の業務工数をどの程度効率化できるのかといったことを、できる限り定量的かつ複合的な観点で見極める必要があります。

BPOの契約形態は3つ

BPOの契約形態は、主に以下の3つです。

• 請負契約
• 委任契約
• 準委任契約

委託する業務範囲にあわせて適切な契約形態を把握しておきましょう。

請負契約

請負契約とは、委託されたBPOサービス企業が業務の完遂という結果を約束するものです。民法では以下のように定義されています。

請負は、当事者の一方がある仕事を完成することを約し、相手方がその仕事の結果に対してその報酬を支払うことを約することによって、その効力を生ずる。

引用：e-GOV　法令検索_民法　第六百二十三条
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

契約終了時に業務完遂の結果として成果物を納品し、仕事の完成となります。

委任契約

委任契約とは、法律行為を委託する際の契約形態で、民法では以下のように定義されています。

委任は、当事者の一方が法律行為をすることを相手方に委託し、相手方がこれを承諾することによって、その効力を生ずる。

引用：e-GOV　法令検索_民法　第六百四十三条
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

例えば、訴訟行為を弁護士に依頼する、確定申告を税理士に依頼するなどの場合に委任契約が結ばれることがあります。BPOの契約形態としては一般的ではありません。

準委任契約

準委任契約は、法律行為ではない事務を委託する際の契約形態で、民法では以下のように定義されています。

この節の規定は、法律行為でない事務の委託について準用する。

引用：e-GOV　法令検索_民法　第六百五十六条
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

事務の委託なので、アウトソーシングサービスの領域と親和性が高く、例えば事務処理や資料作成などが該当します。請負契約にある成果物の納品などはなく、事務を行うことに主軸を置いています。

まとめ

BPOサービスは、適切に使うことで社員をコア業務に集中させることができ、定型業務の質向上、コスト削減などのメリットが得られます。一方、社内にノウハウが蓄積されづらく、目的が明確でない場合はかえってコストを生み出してしまうことも考えられます。

BPOを導入する際は、自社の課題に沿って委託する業務範囲を検討し、将来のありたい姿を実現するための手法として有効に活用しましょう。