受注管理とは？
業務の流れと効率化の方法をご紹介

通販やEC運営をしていく際にビジネスの入口となり、重要な役割となるのが「受注管理」です。
受注管理には具体的にどのような業務が存在するのでしょうか。
ここでは、業務の内容や流れについても解説します。

本来、「受注管理」は消費者から注文を受ける業務のことを指します。
しかし最近では、注文を受けるだけではなく出荷管理まで行うことを意味しており、販売管理の一つとして扱われています。さらに新規顧客の場合は見積もりを提示したり、取引契約の締結も受注管理の業務に含まれたりすることがあります。

次に、受注管理業務の流れを説明します。

・見積もりを作成
顧客から注文内容を作成して、見積もりを作成します。
取引実績や取引内容、発注された商品の数量にあった金額を設定していきます。
競合企業がある場合には、複数回にわたって見積もりを作成することもあります。

・契約締結
見積もり金額に顧客の同意が得られ、取引条件の確認が取れたら、契約締結を行います。トラブルを防ぐために、締結前に商品の保証期間や納期、支払い方法、支払日などをよく確認しておきます。

・注文内容の登録
契約が締結され注文が確定したら、確定した注文内容を登録します。
登録情報は、在庫管理部門や生産部門の担当者に共有され、出荷準備が始まります。
初受注の顧客であれば、顧客情報の管理・登録も行います。

・在庫確認と納期の連絡
注文を受けた分の在庫があるか確認し、在庫があった場合には出荷に向けて動きます。
在庫がなかった場合は、生産部門と連携して在庫を拡充します。
顧客に納期はいつになるのかを連絡するなど、丁寧に対応することで信頼アップにつながります。

・受注伝票と注文請書を作成する
納期の確定後、商品や納品伝票を記載した受注伝票と、注文内容を受領したことを報告する注文請書を
作成します。
受注伝票は、注文内容を基に作成して自社に保管しましょう。
注文請書の作成は必須ではありませんが、トラブル防止のために作成すると良いでしょう。

重要な役割である受注管理。
しかし、さまざまな理由からうまくいかないことがあります。
ここでは、受注管理が難しい理由を3つ紹介します。

受発注業務は作業が煩雑になりやすいため対策が必要です。
上記で紹介したように、受注・発注管理は作業フローが多いため、担当者間で分担・連携して効率化を図る必要があります。

受発注の窓口を増やすと、人員配置が難しくなります。
電話やFAXは専任の担当者が必要ですし、Webシステムを構築するには専門部署の協力を仰ぐ必要があります。
また、窓口が多いとリソース配置の対応が追いつかなくなるケースも出てきます。受発注業務に人員を割くあまり他業務の人員不足につながってしまうようなことは避けなければなりません。

受注管理がスムーズにいかないと、受注から納品までのリードタイムが長引いてしまうという課題もあります。
受注から納品までには、受注管理から在庫管理、販売管理など、さまざまな部署や担当者が関わります。それぞれがうまく連携できなければ納品が遅くなり、顧客に迷惑をかけてしまいます。
これらの理由により、受注管理を難しいと感じている企業は多いようです。

受注管理のアウトソーシングには、主に次の4つのメリットがあります。

受注管理をアウトソーシングすると、会社のコア業務にリソースを割けるようになるメリットがあります。それによって業務の生産性がアップし、さらなる企業の成長が実現できます。

自社で受注管理業務を行う場合は常に一定の人員を確保し続けなければなりませんが、受注管理をアウトソーシングすれば、時期によって柔軟に人員を調整することが可能となり、コストの最適化が図れます。

受注代行会社の中には中小企業にも低コストでサービスを提供している会社が多数あり、部分委託できる会社もあります。会社や事業の規模に合った会社を選ぶことが重要です。

アウトソーシングには、リソース確保やコスト削減の他にも、プロによる高品質の受注管理を導入できるというメリットがあります。

自社で受発注担当者を新規採用したとしても、仕事に慣れるまでは生産性が上がらないことも多いでしょう。しかし、アウトソーシングでは受注代行を専門に手掛ける企業が対応するため、品質の高い受注管理を行うことができます。業務の効率化だけではなく、ミスも少なくできるでしょう。

アウトソーシングによって受注管理の品質が高まれば、顧客満足度の向上につながります。プロによる高品質な受注管理によって商品をよりきれいな状態で顧客のもとに届けられたり、スムーズな物流でリードタイムを短縮できたりする効果が期待できるからです。

エスプールロジスティクスでは、受注管理も含めた「物流アウトソーシング」を提供しています。
受注管理だけでなく物流業務すべてをアウトソーシングすることで、自社との煩雑なやり取りも減少し、効率的に業務を進められることでしょう。
ぜひ物流のプロにご相談ください。

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