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入庫は業務効率化や顧客満足度向上に貢献する大事な作業です。
ここでは、入庫で起こりやすいミスや効率化のポイントについて解説します。
入庫とは
入庫とは、商品の個数や置き場所を決め、システム上に商品の在庫を計上することを指します。
商品ごとに、倉庫のどの場所に置くかというロケーションが決まっており、所定の場所に保管して初めて「入庫」が完了します。
入庫と入荷の違い
「入庫」と「入荷」は混同されやすいのですが、明確な違いがあります。
「倉庫に届いた商品や荷物を受け取る」のが入荷で、「入荷した商品や荷物を倉庫や保管場所に入れる」のが入庫です。
つまり、入荷→入庫という流れで作業をします。
ただ、小売業では店舗に入荷したらそのまま店頭に陳列するなど、入庫の作業が発生しないケースもあります。
物流業務の中での入庫の重要性とは
入庫は「単にしまうだけ」と考える人もいますが、物流トラブルの多くは入荷から入庫までの間で起きており、非常に重要なプロセスだと言えます。
なぜなら、入庫作業によって商品を正しく管理しないと、迅速な商品の発送・配達ができず、顧客満足度の低下につながってしまうからです。
誤出荷などのミスを防ぐために、入庫をきちんと行って在庫管理を徹底する必要があります。
入庫時に起こりやすいミス
入荷から入庫ではミスが起きやすく、注意が必要です。
入庫で起こりやすいミスは、システムや台帳に記録されている在庫数と、実際に倉庫に保管されている在庫数が合わない「在庫差異」です。
在庫差異が起きる原因はほとんど人為的ミスで、商品の内容や数をきちんと確認しないことによってミスが起きてしまいます。
どの商品をどの棚に入れたか、いつ入れたかなどがわからなくならないように、在庫管理システム（WMS）などを活用して正確に記録を残しましょう。
また、在庫管理システム入力時に間違った商品名を登録してしまったり、商品の個数の数え間違いをしたりしないように、入庫作業のプロセスを見直す必要があります。
在庫管理システムについて詳しく知りたい方は、「WMS(倉庫管理システム)とは？導入のメリット・デメリットから事例まで紹介」をご覧ください。
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入庫を効率化するには
それでは、こうした入庫時のミスを防いで作業を効率化するにはどうしたらいいのでしょうか。
棚を整理整頓する
入庫を効率化するポイントは、在庫の正しい数を把握することです。
同じ場所に複数の商品を入れておくと、数え間違いが起きやすくなるので、商品ごとに保管場所を決め、ほかの商品と混ざらないように仕切りを設けるなど、整理整頓して在庫管理しましょう。
同じ商品でもサイズ違いや色違いなどバリエーションが複数ある商品は、見た目で判別しにくく間違えやすいので、それぞれ分けて保管するのがポイントです。
ロケーションを最適化する
動線を踏まえて商品を入庫する棚のロケーションを最適化すれば、作業効率が上がり、ミスも起きにくく
なります。
たとえば出荷頻度が高い商品、つまり回転率が高い商品は手前の取り出しやすい場所に保管し、ほかの商品に触らずとも簡単に出し入れできるようにするのがおすすめです。
出荷頻度ごとに商品をランク分けして、回転率が高い商品から順に取り出しやすい棚に入庫するといいでしょう。
フリーロケーションを作る
出荷頻度ごとに商品を棚分けしても、一定期間だけ売れる期間限定商品などイレギュラーな商品の入庫には対応できません。
こうしたイレギュラーな商品の入庫には、フリーロケーションを作って通常の棚に入らない商品を保管するようにしましょう。
その都度空いている棚を探す必要がなくなり、入庫作業の効率化につながります。
入庫をアウトソーシングすることで
コストカットできる
入庫をアウトソーシングすれば、入庫に必要な人件費や固定費を自社で確保する必要がなくなり、余分な維持管理費を節約できます。
また、アウトソーシングによって入庫にかかっている費用を確認でき、今後のコストの見直しにも貢献します。
生産性が上がる
在庫管理など入庫の専門知識を持っている会社にアウトソーシングすることで生産性が上がり、サービスの質を高められます。
また、今まで入庫作業に割いていた人件費などのコストを必要な自社業務に当てることで、サービスの改善に注力できます。
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まとめ
入庫がきちんと行えれば在庫管理のトラブルが減り、商品をスムーズに出荷できるようになり、顧客満足度が向上します。
今回ご紹介した内容を参考に、入庫を効率化してミスを防ぎましょう。
フルフィルメントサービスの流れ
①受注処理
注文、決済状況、在庫引当の確認をし、倉庫へ出荷の指示を出します。
②CSコールセンター
問い合わせ、返品交換、クレームの対応等の電話での顧客対応します。
③入荷
卸会社やメーカーから、トラックまたはコンテナで入って来る商品を受付し、その後、数量が正しいかチェックします。
④入庫
商品を任意のロケーションに収めて、WMSに登録します。
⑤保管
注文があったら取り出せるように、所定のロケーションに商品を置きます。
⑥出庫
注文が入ったら、保管された商品を、注文数分取り出します。
⑦検品、梱包
出庫された商品の数量が注文数とあっているか確認をし、所定の箱に梱包し、配送送り状を貼付します。
⑧出荷
梱包された商品を配送方面別に仕分けし、配送会社へ引き渡しを行います。
⑨返品処理
何らかの理由で一度出荷した商品が倉庫に戻ってきて、それを受付け、場合によっては内容の確認を行い、荷主に報告します。
⑩返金処理
一度決済が完了した注文が、キャンセルまたは返品となり、その金額を消費者にお返しします。
